醉客居 Ver. 2: Email 不白目

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對商務人士而言，電子郵件是非常重要的工具。而如何將郵件寫得言簡意賅又大方得體，需要相當程度的練習。在21 Tips For Email Etiquette這篇文章中，有些不錯的建議，擷取部分內容翻譯並加入自己觀點如下：

1. 簡潔有力。不要將郵件搞得像老太婆的裹腳布。太長的內文，只會讓閱讀者頭暈腦脹，甚至放棄閱讀。

我：說重點是相當重要的。

2. 重點明確。請確保收件人清楚知道郵件的目的為何。一封不知所以然的信件可是會讓人感到相當苦惱的。

我：除非一開始的目的就是打迷糊仗，不然不要玩文字遊戲。

3. 如果對方請求你回信，回唄。得不到他人回應是相當挫折的事。甚至陷入猜測的漩窩中，導致終日惶惶不安。如果你不喜歡這種感覺，回信吧！哪怕是隻字片語也都能讓寄件人安心。如：「我收到了！」或者「等我有空時會給您回信…」

4. 答要答得完整。若不回覆所有問題，只會換來更多充滿問號的郵件而已。這不但浪費雙方的時間，還讓人感到沮喪。所以，請務必針對每個問題做清楚說明。

此外，若能主動給予對方可能感到困惑的資訊的解答，可以替彼此節省不少心力。

例如，若有客戶來信詢問接受何種信用卡付款方式，除了告訴他們是VISA或MASTER之外，也可以順便告知他們訂購方式及相關網頁活動等。

5. 使用適當的拼字、文法以及標點符號。不恰當的拼字、文法與符號，會帶給他人不良印象，甚至造成誤解。沒有段落或標點符號的郵件，非常難以閱讀。閱讀者也可能因此拼湊出錯誤的訊息。所以，寫信時，別忘了善用拼寫檢查這個功能啊。

我：你好關於您訂的片子即將在後天寄出請確認地址無誤以免無法投遞。←有木有讀起來很痛苦的感覺？讀沒有分段和標點符號的文章真的讓人想死！

6. 留下個人聯絡方式。

我：你不會希望自己寫了封情書，讓對方感動到想Call時卻發現沒有電話號碼。

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7. 使用適當的結構與設計。螢幕比紙本更加難以閱讀，文章的結構與設計的重要性也隨之大幅增加。保持段落的簡潔，段落之間記得保持一行空白。若有許多要點必須說明，記得加上編號或項目符號，確保它們容易被分辨與閱讀。

8. 不要全部用大寫字。如果你想惹人厭，全部用大寫字是個好方式。它只會增強收件人不想回信的念頭。所以，寄信之前，MAKE SURE YOU DO NOT WRITE IN CAPITALS. (← 看吧，讀這樣的句子超痛苦的)

我：幹！我超討厭全部大寫。

9. 寄信前記得檢查。有相當多的人在寫完信件之後，不再費心檢查，直接就按下傳送鍵。這會讓他們失去找出文法或拼字錯誤的機會。正確的作法應該是，檢查一遍，除了可降低出錯的可能外，還有機會將文章寫得更精簡，讓重點更明確或排除掉不該出現的資訊。

我：檢查很重要，尤其是收件人要記得多次確認，萬一寄錯對象，有時候會引發嚴重的後果

10. 使用有意義的主旨。一個明確的主旨，對寄件者與收件人都是好事。假設你想詢問某產品的資訊，你該選擇「型號A 產品資訊」這樣的主旨，這會好過「產品資訊」這種模糊指涉。

11. 不附加不必要（或過大）的檔案。附加過大的檔案，除了考驗收件者的耐心之外，也會拖累他們的郵件系統。你應該學著壓縮檔案，或者只加入真正有幫助的附件。此外，別忘了掃毒，你可以想像，當對方因為開啟你的檔案而中毒時會有多賭藍。若非得寄送大容量的檔案，不妨先徵求對方同意。

我：檔案太大不妨利用雲端空間分享。用Mail寄，對方可能收不到又或者收信收到快往生，xd

12. 永遠不要將所有人塞在收件者一欄。群發郵件時，若你將所有人都放在收件者，會產生下面兩種問題：1）會被當做垃圾信檔掉。2）在對方未同意的狀況下，你洩漏了他人的郵件地址。

我：之前某家客戶，為了方便卸責，不管哪個單位發的郵件，收件人永遠塞得滿滿。結果，當我把郵件列印出來時，赫然發現光收件人就半張A4紙，實在很好笑。

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（圖片來自Passion Motivation Action）

13. 不要隨意按下回覆所有人。除非你確定所有人都必須得知相關訊息，不然只要回覆當事人即可。

我：如果郵件中有不熟悉的地址，回信時，我會將它們刪掉。如果對方認為不妥，自然會將該加進mail loop的人士提供給你。

14. 不使用電子郵件討論機密消息。電子郵件如同明信片一般。若郵件的內容被公諸於世會引發困擾，請不要發送。此外，也該避免在郵件裡提到任何誹謗、性別或種族歧視的消息，畢竟，你所謂的笑話可能讓他人笑不出來。

我：看了這則新聞，你大概就懂意思了。曖昧對話露餡小三通姦被訴

15. 不要隨便打開附件檔案！

我：基本上，如果是不熟的人附上的檔案，我都不會想打開。如果非開不可，記得先掃毒掃木馬，以免中標。

16. 不回覆垃圾郵件。回覆了垃圾郵件，對方的伺服器會知道信箱有效，接著就會塞更多的垃圾給你。因此，看到垃圾郵件時，請記住刪除鍵才是你最好的朋友。

17. 有時候，電話最有效。如果要討論複雜的事情，打電話給對方該是更簡單而有效的方式。1通電話有時候會比寫個20封郵件強上許多。特別是，討論敏感的主題時。

18. 發送敏感或攻擊的郵件前，停一下。有些人的來信內容讓人抓狂，而本能產生的怒火會讓我們產生反擊的衝動。遇到這類狀況時，先不要回信，先去喝杯咖啡或抽根菸，冷靜一下。冷靜後的你，可能就會採取不同的回覆方式。而如果你還是很生氣，不妨直接電話跟對方溝通，避免郵件裡寫下的過激語言，讓日後衍生太多的困擾。

我：通常，我會先問候對方的祖宗十八代。不過，問候的內容不會發送出去，發送出去的是紳士的語言。適度的虛偽乃處世本領之一，xd

19. 確保主題相關性。隨著郵件的多次往來，有時候內容便會慢慢的偏離主題。這時候，不妨調整主旨並將不必要的內容刪掉。那些刪掉的內容，你不會閱讀，留下，也只有拉長信件的功能而已。

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（圖片轉載自網路。原圖作者：陳水基）

好的郵件可以帶來好印象，所以撰寫時，記得動動腦。有時候無意中的隨便，可是會讓自己冠上白目的稱號哪，Orz

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